Office sur Android : Éditez et lisez vos documents Word et Excel facilement !

En novembre, Microsoft a annoncé son intention de rassembler les applications mobiles d’Office dans une application unique. Après plusieurs mois de version preview publique, Office pour Android est maintenant officiellement disponible pour tous les utilisateurs.

Outre Word, Excel et PowerPoint, l’application comprend aussi Office Lens, qui permet de scanner des documents avec la caméra du smartphone, et Notes, pour créer des notes autocollantes.

Bien que l’application permette de stocker les documents directement sur l’appareil, il est également possible de lier un compte Microsoft pour synchroniser les données. Cependant, Office sur Android propose bien plus que la simple gestion de documents. Microsoft a enrichi l’application de fonctionnalités supplémentaires comme le transfert de fichiers, l’extraction de contenu d’images, la création de PDF, entre autres, renforçant ainsi son efficacité en tant qu’outil de productivité.

Voici les informations essentielles pour gérer vos documents sur Office pour Android.

1. Associez votre compte Microsoft

Cette action n’est pas obligatoire, mais elle est très utile. Les fichiers créés sur votre smartphone seront sauvegardés localement mais aussi sur le cloud OneDrive lié à votre compte. Vous aurez également accès aux pièces jointes de vos courriels et à vos notes.

Pour associer votre compte, lancez Office, cliquez sur l’icône de profil en haut à gauche, puis sur Connecter un compte.

Saisissez votre identifiant et mot de passe, puis confirmez. Vos documents stockés sur OneDrive devraient apparaître instantanément dans l’application.

2. Modifiez le lieu de sauvegarde par défaut

Cette étape, bien que non obligatoire, est recommandée. Elle vous permettra notamment de choisir comment vos documents sont affichés, mais surtout de configurer l’emplacement de sauvegarde par défaut.

Ouvrez Office, appuyez sur votre profil et allez dans les Paramètres. Dans la section Préférences de fichier, choisissez Emplacement de stockage par défaut. Par défaut, l’application enregistre tous vos documents sur votre espace OneDrive et votre smartphone.

Vous pouvez également lier un autre espace de stockage Cloud, autre que OneDrive. Cliquez sur Ajouter un emplacement et connectez vos autres espaces de stockage en ligne.

3. Explorez vos fichiers

La page d’accueil d’Office montre par défaut les documents les plus récemment utilisés. Les documents locaux sont indiqués par une icône de smartphone vert, tandis que ceux sur le cloud montrent un petit nuage, sur lequel vous pouvez cliquer pour télécharger le document localement.

Pour parcourir les fichiers récents, utilisez le menu déroulant Accueil, en haut de la fenêtre, pour choisir le type de document que vous souhaitez. Pour explorer vos différents espaces de stockage, cliquez sur l’icône de dossier en haut à droite.

À côté de chaque fichier, un bouton d’options vous permet de partager le document, de l’envoyer en PDF, ou de le retirer de la liste.

4. Créez ou modifiez un document

Pour modifier un document existant, il suffit de cliquer dessus pour l’ouvrir. Pour créer un nouveau document, retournez à la page d’accueil d’Office et cliquez sur le bouton +. Trois options vous sont proposées :

• Notes : pour une prise de notes rapide
• Lens : pour scanner un document avec Office Lens
• Documents : pour accéder à Word, Excel et PowerPoint

Pour ces trois outils, vous pouvez soit créer un document vierge, soit utiliser un modèle existant. Chaque outil offre également d’autres possibilités.

Avec Word, vous pouvez créer un document en extrayant du texte d’une image grâce à l’option Analyser le texte, qui utilise une fonction OCR. Assurez-vous de bien sélectionner uniquement les zones de texte pour éviter d’inclure des images indésirables dans votre document. Le document résultant affichera le texte extrait ainsi que l’image, que vous pouvez supprimer.

De même, Analyser la table vous permettra de créer un tableau Excel à partir d’une photo d’un tableau existant.

Pour PowerPoint, vous pouvez générer un modèle de présentation en choisissant Choisir des images pour sélectionner des images stockées sur votre appareil. La présentation inclura autant de diapositives que d’images sélectionnées.

Pour une meilleure visualisation de vos documents, vous pouvez opter pour l’affichage mobile, plus adapté aux petits écrans.

En bas de la fenêtre, vous trouverez la barre d’outils propre à chaque application pour éditer et mettre en forme vos documents comme vous le feriez sur la version de bureau de l’application. Enregistrez ensuite vos documents en cliquant sur la petite coche située en haut à gauche de l’interface.

5. Utilisez les Actions

En plus de rassembler les outils de la suite bureautique Office dans une application unique, Microsoft a intégré des Actions. Ces petites fonctions peuvent être utilisées indépendamment des outils bureautiques.

Depuis la page d’accueil d’Office, cliquez simplement sur Actions pour les explorer :

• Transférer des fichiers : permet de transférer des fichiers entre votre smartphone et votre PC. Il suffit de jumeler votre smartphone et votre PC en scannant un QR Code affiché sur l’ordinateur via le site transfer.office.com. Le navigateur web du PC sert alors d’interface pour échanger des fichiers entre votre smartphone et votre PC.
• Partager à proximité : permet de partager rapidement des documents avec un autre smartphone Android à proximité. Les deux appareils doivent activer la fonction Partager à proximité depuis Office pour échanger des documents facilement.
• Image en texte : similaire à la fonction intégrée à Word, Image en texte vous permet d’extraire instantanément du texte d’une photo. Il suffit de prendre en photo le document, de recadrer la zone souhaitée et de valider. Office affiche alors un pop-up permettant de copier le contenu dans le presse-papier pour le coller ailleurs, ou de le partager.
• Image en tableau : même principe que sur Excel. Cette fonction propose d’extraire un tableau d’une image pour l’éditer dans Excel ou le copier directement dans le presse-papier de l’appareil pour le coller dans un autre outil.
• Signer un PDF : permet d’ouvrir un fichier PDF pour y apposer une signature manuscrite. Vous devez appuyer sur la zone du document où vous souhaitez signer. Le smartphone passe ensuite en mode paysage pour vous permettre de signer avec votre doigt. La signature peut ensuite être déplacée et ajustée selon vos besoins.
• Numériser au format PDF : permet de numériser un document au format PDF pour l’enregistrer ou le partager immédiatement.
• Images au format PDF : permet de générer un fichier PDF à partir des images stockées sur votre téléphone. Vous pouvez également annoter le PDF avant de l’enregistrer ou de le partager.
• Document au format PDF : permet de convertir rapidement n’importe quel document Office stocké sur votre appareil ou sur le cloud.
• Scanner le QR Code : ouvre le scanner de QR Code et enregistre une note contenant le lien scanné.